Коммуникативные принципы оптимизации служебных отношений

В соответствии с пунктом Должностной инструкции работника, он обязан выполнять указания непосредственного руководителя. Работнику в филиал направлено распоряжение, непосредственный руководитель дает указание работнику ознакомиться с распоряжением, однако работник отказывается с ним знакомиться. Можно ли по вышеуказанному пункту Должностной инструкции привлечь работника к дисциплинарной ответственности? Как и чем подтверждать устное распоряжение непосредственного руководителя?

Нет, нельзя. У работника есть право ознакомления с распоряжениями работодателя. Неблагоприятные последствия для работника могут наступить в том случае, если он не будет исполнять распоряжение, с которым ему было предложено ознакомиться. При этом следует обратить внимание на содержание распоряжения, поскольку трудовым законодательством запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Если работник отказывается от ознакомления с распоряжением работодателя, об этом составляется соответствующий акт, подписанный как минимум 3 представителями работодателя.

Устные распоряжения руководителя могут быть подтверждены письменно: приказ, уведомление и т.п.

Правовое обоснование:

Согласно ч. 1 ст. 21 ТК РФ работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, включая реализацию прав, предоставленных законодательством о специальной оценке условий труда.

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ).

В соответствии со ст. 189 ТК РФ дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Согласно 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», февраль 2016 г.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.

Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.

Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.

Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?

Различаются следующие типы распоряжения:

• устное;

• письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).

Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников. В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
• нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);

• индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).
Правила оформления распоряжения

Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).

Далее идёт основной текст, который зачастую включает две части, а именно:

• констатирующую;

• распорядительную.

Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.

Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами). Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).

Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.

Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).

Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).

Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).

Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте). При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.

Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

— по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Образец распоряжения приведён ниже.

В современной литературе по менеджменту разрабо­тано много принципов управления производственным коллективом. Остановимся лишь на тех, которые имеют отношение к служебному общению.

Отчетливо поставленная цель. Указанный принцип предполагает способность руко­водителя сформулировать текущие и перспективные цели перед всем коллективом и каждым членом в отдельности. Здесь надлежит действовать согласно старому нравоучению о том, что «каждый солдат должен знать свой маневр».

Постановка целей достигается компетентными кон­сультациями, здравым смыслом, четко сформулирован­ными должностными инструкциями, делегированием полномочий и ответственности, устными распоряжения­ми и указаниями.

Компетентная консультация

После определения целей и задач, средств и методов каждый исполнитель волен вырабатывать собственные технологию и методику исполнения. Именно в этом вы­ражаются его способности, профессионализм, гибкость и мобильность в принятии решения, предприимчивость и

свобода (в рамках поставленной цели). Важен, в конечном счете, результат.

На уровне согласования результатов, как и на уров­не согласования усилий и средств, необходимы служеб­ные консультации. Они могут играть роль координации усилий (взаимные консультации) и роль разъяснений с помощью инструктажа. Проводя консультирование, ру­ководитель не должен подменять подчиненного и решать за него сложные вопросы. Они должны решаться вместе, сообща. Обычно такая консультация предполагает ответы на четко поставленные и однозначно сформулированные вопросы и предложения посмотреть на трудный вопрос со стороны, под другим углом зрения, а может быть, и на всю проблему в целом.

Здравый смысл

Все ориентиры делового общения нацелены на здравый смысл. Это может быть и житейская сметка, но в большей степени это опыт и факт. Искусственность целей и на­думанность средств в деловом общении всех членов про­изводственного коллектива сразу разобьются о «рифы» здравого смысла.

Здравый смысл должен помочь обнаружить проблемы и дать возможность признать то, что может быть настоящей причиной затруднений. Совещание без повестки дня, орга­низованное по принципу «обмена мнениями», как раз и слу­жит обращением к здравому смыслу.

Должностная инструкция

Должностная инструкция в деловом общении должна служить побуждением к действиям, связанным с реали­зацией долга и права. Заформализованность прав и обя­занностей в стандартных типовых должностных инструк­циях часто служит «гирями» на ногах предприимчивости и инициативы. Но с другой стороны, отсутствие должно­стных инструкций приводит к тому, что все отвечают за всё, а значит — ни за что.

Для того чтобы должностная инструкция как оформ­ленный результат делового общения «работала» на ре­зультат, она должна быть феноменом целесообразного разделения труда в коллективе.

Как правило, такое разделение труда складывается стихийно и никак не формулируется в виде какого-либо официального документа. Правда, последнее обстоятель­ство не означает, что такого документа не должно быть. Важно, чтобы он не просто существовал, а работал на пользу дела. Поэтому следует сообща обсуждать и сообща принимать должностные инструкции, максимально при­ближая их для решения конкретных задач.

Делегирование полномочий

Под делегированием полномочий, в общем смысле, понимается передача подчиненному задачи или деятель­ности из сферы действий руководителя. Одновременно с этим должны делегироваться необходимые права и ответ­ственность. Руководитель сохраняет за собою только об­щую схему управления.

Делегирование может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Но в любом случае необходимо:

— подобрать соответствующих сотрудников;

— обеспечить им задачи, цели, требуемые результаты, средства и сроки;

— распределить сферы ответственности;

— координировать выполнение порученных задач;

— стимулировать и координировать подчиненных;

— осуществлять контроль рабочего процесса;

— постоянно давать оценку успехов и неудач сотруд­ников;

— пресекать попытки обратного делегирования. Обычно делегируются следующие виды работ:

— рутинная работа;

— специализированная деятельность;

— частные и малозначимые вопросы;

— подготовительная работа;

Не подлежат делегированию такие вопросы, как:

— установление целей;

— принятие решений;

— выработка политики организации;

— руководство сотрудниками и их мотивация;

— задачи высокой степени риска;

— необычные и исключительные дела;

— задачи строго доверительного характера.

Методика делегирования полномочий как форма опти­мизации работы коллектива включает в себя следующие опорные пункты:

1. Делегировать полномочия нужно заблаговременно, подготовив и побудив сотрудника к принятию на себя но­вой деятельности.

2. Делегировать полномочия можно, лишь убедившись в том, что сотрудники способны приступить к новой дея­тельности.

3. По возможности надо делегировать задачу целиком, а не в виде частичных, изолированных друг от друга, за­даний.

4. Перед делегированием нужно провести инструктаж, подготовку целей, объяснить то, о чем идет речь, провести консультации по узловым вопросам.

5. Дать максимально полную инструкцию и информа­цию, необходимую для реализации задачи.

6. Объяснить смысл задачи, мотивы ее реализации.

7. В сложных задачах дать пояснение по пятиступен­чатому методу:

— подготовить сотрудника;

— объяснить процесс и его этапы;

— показать, как делают работу;

— понаблюдать операции и откорректировать их;

— после этого передать сотруднику работу целиком.

8. Важные и крупные задачи вменить в обязанность со­труднику посредством письменного распоряжения.

9. Не вмешиваться без крайней нужды.

10. Посредством контроля, консультаций и оценок придать уверенность сотруднику.

11. Затребовать и регулярно знакомиться с отчетами о выполнении этапов работы.

12. В полной мере контролировать по качеству конеч­ные результаты, немедленно информируя исполнителя о результатах контроля.

13. Оперативно но не поспешно, конструктивно оцени­вать успехи, критиковать недостатки, разбирать трудные случаи, анализировать неудачи.

Принцип. Устное распоряжение.

Устные распоряжения могут быть оценкой, директи­вой, инструкцией, формой распорядительной информа­ции. Техника и методика делового общения включают в себя простые правила устных распоряжений.

Правило 1. Устное распоряжение должно отдаваться в явной форме

Это означает, что устное распоряжение выступает в форме очевидного, прямого и однозначного предложения выполнить некоторое действие, а не в форме намека, по­желания, обговаривания мотива или стимула.

Правило 2. Устное распоряжение дается при личном контакте

Данное правило очень простое. Всякое устное распоря­жение должно отдаваться лично исполнителю, а не через вторые руки. Тем не менее простота этого правила многое характеризует. Распоряжение не должно отдаваться вне­запно, через первого подвернувшегося сотрудника. Этим просто снижаются его значимость и важность. Распоря­жение, переданное через кого-либо, представляет собою неуважение к лицу, которому оно адресовано. Наконец, это просто нарушение этикета делового общения.

Правило 3. Устное распоряжение — эмоциональный знак

Это правило определяет многоаспектность устного распоряжения. Оно является указанием, выражением внимания, элементом служебного этикета. Помимо того, что через устное распоряжение передаются инструкция и распорядительная информация, это еще и факт не только делового, но и чисто человеческого общения. Оно всегда осуществляется на определенной эмоциональной волне. Поэтому устное распоряжение должно характеризовать степень конфиденциальности и доверительности.

Правило 4. В устном распоряжении не стоит персонифицировать

Форма устного распоряжения также важна и значима, как и его содержание. Термин «персонификация» про­исходит от двух латинских слов «личность» и «делать». Таким образом, по своему смыслу персонифицированное устное распоряжение побуждает трактовать его как то, что нечто делается лично или лично для кого-то. Отдавая устное распоряжение, не стоит говорить «Мне нужно», «Я хочу» и т.п., ибо создается впечатление, что этого хо­чет только руководитель, что это нужно лично ему для удовлетворения его потребностей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *