Копии сертификатов соответствия

Законы Российской Федерации запрещают реализацию продукции и оказание услуг, не имеющих подтверждения безопасности и качества на соответствие действующим стандартам. Необходимая информация может быть предоставлена в виде специальной маркировки, а также в форме разрешительных документов: сертификата или декларации соответствия. Их оформлением занимаются специальные аккредитованные органы.
Сертификат выдаётся заявителю в единственном экземпляре. Но в процессе работы этот документ приходится неоднократно предъявлять представителям органов контроля, а также заинтересованным потребителям. Часто разрешительная документация размещается на стене в торговом зале или офисе с целью повышения уровня доверия потребителей. Естественно, что в этих случаях используется не оригинал, а копия. Подлинник бережно сохраняется в сейфе в течение всего срока действия. В этой статье мы расскажем о правильном заверении копий сертификатов соответствия, чтобы к ним не возникало вопросов.

Кто может заверить копию сертификата соответствия?

В Российской Федерации существует перечень документов, которые определяют, кто может осуществлять заверение копий сертификатов соответствия. Ими определено всего четыре юридических лица, которые имеют на это законное право. В первую очередь это тот, кому принадлежит подлинник документа, то есть, тот, кто заказывал его оформление. Его имя указано в соответствующей графе. Поэтому другие предприятия, анализаторы или поставщики, которым отправляются копии разрешительной документации, не имеют права заверять их. В этом случае скопированный документ не будет иметь юридической силы.

Также заверение копий сертификатов соответствия может провести нотариус, являющийся, согласно законодательству РФ субъектом права, а также сертификационный орган, который выдал разрешительную документацию. Для таможенного оформления могут использоваться скопированные документы, заверенные нотариусом другого государства.

Копия сертификата соответствия отечественного производителя

Если сертификат соответствия был выдан российскому производителю или компании-импортеру, а продукция продается через торговые сети или дистрибуторские компании, заверение копии должно осуществляться тем, кому принадлежит оригинал документа. Если третье лицо не указано в качестве получателя разрешительной документации, оно не может быть заверителем.

Сертификат соответствия выдан на иностранного производителя

Разрешительные документы можно оформить не только на отечественную, но и на зарубежную компанию. В данном случае дубликат будет действительным на территории Российской федерации лишь в том случае, если заверен либо организацией, выдавшей его, либо нотариусом. В иных случаях копия будет считаться недействительной.

Нормативная база

ЕАЭС

Ответ на вопрос, кто может быть заявителем, содержится в п.5. Приложения №9 к Договору о ЕАЭС:

При оценке соответствия заявителем могут быть зарегистрированные на территории государства-члена в соответствии с его законодательством юридическое лицо или физическое лицо в качестве индивидуального предпринимателя, являющиеся изготовителем или продавцом либо уполномоченным изготовителем лицом.

Круг заявителей устанавливается в соответствии с техническим регламентом Союза.

В этом же Приложении №9, но уже в п.3. содержится также определение «уполномоченного изготовителем лица»:

«Уполномоченное изготовителем лицо» — зарегистрированные в установленном законодательством государства-члена порядке на его территории юридическое лицо или физическое лицо в качестве индивидуального предпринимателя, которые на основании договора с изготовителем, в том числе иностранным изготовителем, осуществляют действия от имени этого изготовителя при оценке соответствия и выпуске в обращение продукции на территории Союза, а также несут ответственность за несоответствие продукции требованиям технических регламентов Союза.

Эти же формулировки (иногда в несколько другом виде) встречаются и, самое главное, уточняются в иных нормативных документах и технических регламентах. Например, в Решении Коллегии ЕЭК №293 «О единых формах сертификата и декларации…» формулировка повторяется практически слово в слово, а в Решении Совета ЕЭК №44 «О типовых схемах оценки соответствия» уточняется, кто именно (изготовитель или продавец) может быть заявителем при определённой схеме оценки соответствия.

Россия

В национальном же законодательстве (а именно в 184-ФЗ «О техническом регулировании») установлены обязательные требования к заявителю только при декларировании соответствия (статья 24):

При декларировании соответствия заявителем может быть зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации на ее территории юридическое лицо или физическое лицо в качестве индивидуального предпринимателя, либо являющиеся изготовителем или продавцом, либо выполняющие функции иностранного изготовителя на основании договора с ним в части обеспечения соответствия поставляемой продукции требованиям технических регламентов и в части ответственности за несоответствие поставляемой продукции требованиям технических регламентов (лицо, выполняющее функции иностранного изготовителя)

При сертификации же к заявителю не предъявляется особых требований (в плане регистрации), а потому иностранный производитель также может быть заявителем при сертификации на соответствие стандартам и техрегламентам РФ. Если иное не установлено этими стандартами и техрегламентами, разумеется.

Если говорить о прочих системах сертификации, то, например, заявителем в некоторых схемах сертификации средств связи может быть иностранная компания, а при сертификации технических средств обеспечения транспортной безопасности — только зарегистрированные в России юрлица или ИП.

Таким образом, к заявителю и в ЕАЭС, и в РФ есть, по сути, только 2 требования:

  1. Он должен быть зарегистрирован на территории действия системы технического регулирования (ЕАЭС для соответствующих техрегламентов или РФ для национальных стандартов). За редким вышеупомянутым исключением: сертификация по национальному стандарту.

  2. При оформлении документа на серийный выпуск он должен быть изготовителем либо уполномоченным изготовителем лицом.

Требования вполне логичные. Регистрация на территории действия определённых разрешительных документов необходима, чтобы заявителя можно было найти (и при необходимости привлечь к ответственности). А гарантировать соответствие продукции при серийном выпуске может только тот, кто её производит.

Договор уполномоченного лица

У данного договора нет утверждённой формы и даже какого-то типового образца. Всё дело в том, что это очень индивидуальный документ, описывающий взаимодействие конкретного доверителя и конкретного поверенного. Бывает, что его положения входят в «общий» дистрибьюторский договор, но если нет — такой договор надо заключать дополнительно.

Содержание договора уполномоченного лица зависит от того, кем вообще является поверенное лицо (продавец, импортёр, дистрибьютор), и кем оно приходится производителю: это может быть дочерняя компания в рамках международного холдинга, а может быть дистрибьюторская сеть, сотрудничающая с разными производителями — очевидно, что договоры в этих случаях будут отличаться.

Соответственно, от взаимоотношений доверителя и поверенного зависят конкретные моменты, которые надо отразить в договоре:

  • какая ответственность есть у сторон друг перед другом;
  • какие полномочия имеет поверенный по отношению к доверителю (какие действия может / должен предпринять, чтобы не допустить на рынок несоответствующую продукцию);
  • как доверителем компенсируются затраты поверенного на проведение процедуры, в каком объёме;
  • как доверителем компенсируются иные расходы доверителя (та же компенсация вреда заявителем в соответствии с требованием законодательства);
  • срок действия договора и механизм его расторжения;
  • и т.д…

Поэтому составление договора уполномоченного лица — серьёзная работа, к которой надо подойти предельно ответственно. Собственно, как и к любому другому договору, особенно внешнеэкономическому.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

  • четко виден текст, читается дата и визирование документа
  • со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
  • страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
  • каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
  • на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, нужно сшивать несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Какая копия считается верной?

Если вы просто скопируете сертификат, органы контроля признают дубликат недействительным. Юридическую силу имеют только надлежащим образом заверенные копии разрешительных документов.

На дубликатах в обязательном порядке должны быть проставлены рукотворные подписи и штампы «копия верна». В некоторых случаях приходится также указывать данные заверителя (ФИО) и дату заверения.

Требования к дубликатам утверждает решение Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 № 293. Документ устанавливает единые формы деклараций и сертификатов, а также их заполнению.

Требования и порядок заверения копий

Осуществляя заверение, держатель подлинника ставит на скопированном сертификате свою подпись, а также оригинальный оттиск печати организации. Копия обязана воспроизводить полное содержание и форму оригинального документа.

Если заверение сертификата соответствия проводит нотариус, ему необходимо сделать на документе удостоверительную надпись.

Сертификационный центр должен поставить на дубликате подлинную печать. Также потребуется подпись руководителя данной организации или его заместителя. В последнем случае необходима расшифровка.

Если копия разрешительной документации заверена в порядке, который определен выше, устанавливать на ней голографическую защиту нет необходимости.

В соответствии с законодательными документами, в частности, Правительственным Постановлением № 55, продавец имеет право размещать информацию о том, что продукция сертифицирована, в товарно-сопроводительной документации, которую оформляет поставщик товара. Для каждой товарной позиции проставляется номер сертификата (декларации), дата его выдачи, срок действия, а также адрес сертификационного органа. Документы заверяются оригинальной печатью и подписью производителя. В этом случае дополнительный дубликат разрешительной документации не требуется.

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита. Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001). Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами. Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: — перечень печатей, используемых в организации; — места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; — порядок пользования печатями. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать». В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением. Перечень печатей включает: — название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>; ——————————— <*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре». — должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования. Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности. Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск печати службы ДОУ
Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск
Оттиск гербовой печати
Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны: — штатное расписание; — образцы подписей на открытие счетов и др. Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы. Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке. Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации. На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении. Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте. Открыть полный текст документа



Закрыть

Возможно ли использование электронной версии сертификата соответствия?

Электронный сертификат соответствия (или декларация) не может использоваться в качестве официального документа, подтверждающего соответствие продукции установленным стандартам. Поэтому по требованию потребителей и других заинтересованных сторон придется предоставлять заверенные надлежащим образом копии. Электронные версии разрешительных документов могут использоваться исключительно с целью информирования. Для размещения на сайтах или демонстрации.

Для клиентов центра сертификации «СДА ГРУПП» оформление любых видов разрешительной документации осуществляется в ускоренном порядке. Существенно сократить временные затраты позволяет сотрудничество с аккредитованными лабораториями и независимыми экспертными центрами. Сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в положительном результате проведенной работы. Импорт и реализация товаров на территории Евразийского Экономического Союза благодаря наличию правильно оформленных документов будет проходить без непредвиденных осложнений. Компания осуществляет свою деятельность в рамках законодательства. У нас можно заказать не только оформление сертификатов и деклараций соответствия, но и официальное заверение их копий.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *