Срок написания объяснительной

Вопрос: График дежурств работника, совершившего дисциплинарный проступок и к которому планируется применение дисциплинарного взыскания, предусматривает выход на работу «сутки через трое». В соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
В целях применения части первой ст. 193 ТК РФ под «рабочими днями» следует понимать общероссийские рабочие дни или же рабочие дни конкретного работника?
Как быть в случае возможного пропуска срока применения дисциплинарного взыскания из-за того, что работник в установленный для него рабочий день не прошел обязательный в соответствии с требованиями законодательства предсменный медицинский осмотр, и в связи с этим был отстранён от работы?
Имеет ли работодатель право в этот день предложить работнику представить письменное объяснение по факту совершения дисциплинарного проступка или же составить акт о непредставлении объяснения?
Ответ: Порядок применения дисциплинарных взысканий установлен ст. 193 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
В соответствии с частью первой этой статьи до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Отметим, что трудовое законодательство не содержит также понятия «общероссийские рабочие дни».
В то же время следует иметь в виду, что согласно ст. 100 ТК РФ продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней являются элементами режима рабочего времени и устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором (ст. 100 ТК РФ).
Рабочим временем в соответствии с частью первой ст. 91 ТК РФ признается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.
Таким образом, режим рабочего времени устанавливает периоды, в которые работодатель вправе требовать от работника исполнения трудовых обязанностей, и периоды, в которые работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
Представляется, что в целях применения части первой ст. 193 ТК РФ под «рабочими днями» следует понимать рабочие дни конкретного работника (в том числе по графику сменности).
Отметим, что из части первой ст. 193 ТК РФ не следует, что письменное объяснение не может быть затребовано у работника в рабочие дни по графику работы, в которые он по какой-либо причине отсутствовал на рабочем месте (например в день, когда работник был отстранен от работы в соответствии с частью первой ст. 76 ТК РФ, как не прошедший в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование)).

Это не лишает работодателя права в этот день предложить ему представить письменное объяснение по факту совершения дисциплинарного проступка. Если это невозможно сделать непосредственно на территории работодателя, последний вправе направить работнику соответствующее предложение в письменной форме по известному ему адресу проживания работника. Полагаем, что предложение предоставить объяснения целесообразно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении, что позволит в последующем подтвердить факт затребования объяснения с работника.
При этом отметим, что из части первой ст. 193 ТК РФ также не следует, что указанный срок для предоставления работником объяснений может быть сокращен работодателем в виду того, что окончание этого срока в отношении конкретного работника оказывается за пределами месячного срока для применения дисциплинарного взыскания, установленного частью третьей ст. 193 ТК РФ.

Часть третья ст. 193 ТК РФ устанавливает, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Днем обнаружения проступка, как разъяснил Пленум Верховного Суда РФ в п. 34 постановления от 17.03.2004 N 2, следует считать день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий.

Следовательно, к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание за проступок, обнаруженный не более 1 месяца назад.
День, который, в соответствии с графиком сменности, является для работника рабочим и в который он был отстранен от работы, должен включаться в срок, предоставленный работнику для объяснений.

Если срок для предоставления работником объяснений истекает в установленный графиком сменности рабочий день, а работник по какой-либо причине отсутствует на рабочем месте, это не является препятствием для составления работодателем акта о непредставлении объяснения. Акт желательно составить с привлечением свидетелей, которым был известен факт обращения к работнику с требованием о представлении объяснения и то, что работник по истечении двух рабочих дней объяснения не представил.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
4 июля 2011 г.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

  • должность,
  • личный росчерк и
  • И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

  • корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
  • только точные даты, если нужно – время,
  • факты и причины сложившейся ситуации.
  • Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

    Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

    Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

    Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

    Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

    Пример 6

    Текст объяснительной записки

    Пример 7

    Текст объяснительной записки

    Пример 8

    Текст объяснительной записки

    Пример 9

    Текст объяснительной записки

    Пример 10

    Фрагмент текста объяснительной записки

    Пример 11

    Текст объяснительной записки

    Пример 12

    Отметка о наличии приложения

    Пример 13

    Отметка о наличии приложения

    Пример 14

    Отметка о наличии приложений

    Объяснительная составлена. Что делать дальше?

    Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

    Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

    Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

    Пример 15

    Резолюция руководителя на объяснительной записке

    Пример 16

    Резолюция руководителя на объяснительной записке

    Пример 17

    Объяснительная записка

    Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, редакция журнала «Дело-пресс»

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *