Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

  • Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
  • Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

  • Данные о сотруднике: должность, специальность.
  • Исполняемую работу.
  • Перевод на другие должности.
  • Основание увольнения сотрудника.
  • Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

  • Образование.
  • Должность и специальность.
  • Вознаграждения сотрудника, если они есть.
  • Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
  • Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дату внесения записи.
  • Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Форма и условия оформления

В настоящее время существует три действующие формы трудовой книжки – образцы 2004, 1973 и 1938 годов. Все формы имеют равную юридическую силу и подлежат замене только при утере или порче.

В Приказе Минфина №117 приводится изображение-образец каждой страницы трудовой книжки образца 2004 года. На первой странице расположены серия, номер и поля для записи данных работника, здесь же ставится дата выдачи, подпись и печать ответственного лица.

На страницах 2-21 расположены таблицы для внесения сведений о работе. В таблице 4 графы (столбца). В первой графе указывается номер записи по порядку, во второй – дата записи, в третью графу вносится запись о переводе, увольнении и т. д., а в четвертой графе ставится номер и дата приказа, являющегося основанием для записи.

С 22 страницы бланк трудовой разлинован для внесения сведений о наградах, данный раздел заполняется так же, как и сведения о работе.

Оформление трудовой на работника осуществляется сотрудником отдела кадров при соблюдении следующих условий:

  • данное место работы является для работника основным;
  • фактически отработано 5 смен;
  • работник оформлен официально по трудовому договору.

Если специалист привлекается в организацию на основе не трудового, а гражданско-правового соглашения для выполнения определенных задач, то трудовая книжка не оформляется.

Если, помимо основного труда, гражданин подрабатывает по совместительству, он может потребовать внести сведения о такой подработке в трудовую – для этого нужно получить заверенную копию приказа о трудоустройстве по совместительству и предоставить ее в отдел кадров по основному месту работы.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

  • 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
  • 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

В ст. 57 ТК РФ приводятся перечень обязательных сведений для включения в трудовой договор. Важно, чтобы в нем были прописаны:

1. Ф.И.О. работника и наименование работодателя.

2. Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица.

3. ИНН работодателя.

4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

В некоторых случаях руководитель компании передает полномочия по заключению трудового договора директору по персоналу, начальнику отдела кадров или главбуху по доверенности. В ч. 6 ст. 20 ТК РФ дается пояснение, когда осуществляются права и обязанности работодателя в трудовых отношениях:

  • физическим лицом, являющимся работодателем;
  • органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

Доверенность не является локальным нормативным актом, она нужна для совершения сделок с третьими лицами. В данном случае работодателю важно регулировать отношения внутри организации, а это осуществляется через локальные нормативные акты. Данный аспект должен быть отражен в преамбуле к трудовому договору. Важно не забывать правило: тот, кто указан в преамбуле, указывается и в подписях сторон.

5. Место и дата заключения трудового договора.

Работодатели нередко совершают ошибку в формулировке: вместо «дата заключения трудового договора» пишут «дата составления трудового договора».

В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся ручкой непосредственно в текст трудового договора.

«Нормативные акты для бухгалтера», 2010, N 17
Вопрос: Какое наименование работодателя следует указывать в строке «Место работы» листка нетрудоспособности — полное или сокращенное?
Ответ: Статьей 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» установлено, что основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является выданный и оформленный в соответствии Порядком выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 (далее — Порядок), листок нетрудоспособности.
Согласно п. 60 Порядка при заполнении лицевой стороны листка нетрудоспособности в строке «Место работы» указывается полное или сокращенное наименование организации, в которой работает застрахованное лицо.
В соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки работника в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Учитывая изложенное, в листке нетрудоспособности должно указываться наименование места работы застрахованного лица, которое указано в его трудовой книжке (трудовом договоре). В свою очередь, информация о месте работы указывается в трудовой книжке (трудовом договоре) работника согласно данным, содержащимся в учредительных документах юридического лица.
С.А.Дубинина
Консультант
Отдела применения законодательства
в сфере обязательного
социального страхования
Правового департамента
ФСС РФ
Подписано в печать
03.09.2010

В трудовой книжке в названии организации всегда писали таким образом Общество с ограниченной ответственностью «СП Ромашка» (ООО «СП ромашка») и далее все записи о приеме и переводе, увольнении. Печать ставили соответствующую «ООО «СП Ромашка».
С недавнего времени у нас изменилась печать, и теперь она выглядит вот так: ООО «Совместное предприятие Ромашка»
Вопрос в следующем: является ли это нарушением, если в трудовых книжках работников в «шапке» записи стоит сокращенное название предприятия (ООО «СП Ромашка»), а при увольненнии все записи заверим печатью с полным названием организации (ООО «Совместное предприятие Ромашка»)?

Ответ

В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст.66 ТК РФ).
По нашему мнению в трудовых книжках работников должны быть указаны оба наименования: полное наименование и сокращенное наименование организации. В данном случае надо исходить из положения п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, — в графе 3 раздела «Сведения о работе» — трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Кто и когда заполняет СТД-Р

Согласно статье 66.1 ТК РФ, человек, заключивший трудовой договор, вправе получить сведения о своей трудовой деятельности. Запросить их можно:

  • у работодателя по последнему месту работы (за период работы в данной организации или у данного ИП);
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ);
  • в Пенсионном фонде;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг.

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

Если человек числится в штате, то указанные сведения он должен запросить у своего работодателя. Сделать это можно в том числе в день увольнения. Работодатель обязан составить форму СТД-Р. Бланк и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 20.01.20 № 23н.

Если сотрудник уже уволился, то сведения о трудовой деятельности ему предоставит Пенсионный фонд. При этом чиновники используют не СТД-Р, а другой бланк — форму СТД-ПФР, которая также утверждена приказом № 23н (см. «ПФР утвердил порядок получения сведений из электронной трудовой книжки»).

ВНИМАНИЕ. Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан фиксировать информацию о его трудовой деятельности в электронной форме и передавать данные в ПФР по форме СЗВ-ТД. Такой работник вправе получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р у своего работодателя и СТД-ПФР — в Пенсионном фонде (см. «Индексация высокой зарплаты, расчет среднего заработка, бумажная трудовая и отчетность в ПФР: читаем обзор свежих разъяснений от Роструда»).

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Через сколько дней надо выдать СТД-Р

Чтобы получить сведения по месту работы, сотрудник должен написать соответствующее заявление. Бланк для такого заявления не утвержден, поэтому работодатель вправе разработать его самостоятельно. Разрешено принимать заявления, составленные в свободной форме.

В заявлении работник должен указать, в каком виде он желает получить сведения о трудовой деятельности. Возможны два варианта.

Первый вариант — на бумажном носителе. В этом случае СТД-Р подписывается руководителем или доверенным лицом. Необходимо заполнить поля «Должность уполномоченного лица», «Расшифровка подписи». Организация ставит печать (при наличии).

Второй вариант — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии у работодателя такой подписи).

Установлены следующие сроки для выдачи работнику сведений по форме СТД-Р:

  • в период работы — не позднее трех рабочих дней с даты подачи соответствующего заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Как заполнять СТД-Р

Поле

Что указывать

Сведения о работнике

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ (см. «Утверждена форма документа, заменившего пластиковую карточку СНИЛС»)

Фамилия (обязательно для заполнения)

Указываются на русском языке в именительном падеже. Сокращения, а также замена имени и отчества инициалами не допускаются.

Имя (обязательно для заполнения)

Отчество (при наличии)

Дата рождения

Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.

СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, состоящий из 11-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХХХ.

Сведения о работодателе

Регистрационный номер в ПФР

Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование)

Название:

  • организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
  • обособленного подразделения;
  • отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность (указывается без сокращений):

  • ИП;
  • адвоката;
  • нотариуса, занимающегося частной практикой;
  • главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

ИНН

ИНН согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе

КПП

9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета:

  • организации (если форму заполняет головная компания);
  • обособленного подразделения (если форму заполняет ОП).

КПП может отсутствовать.

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной (см. «Принят закон о переходе на электронные трудовые книжки»)

Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки

или

Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности

Заполняется тем работодателем, кому подано соответствующее заявление.

В поле «Дата подачи» ставится дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 17.02.2020).

Сведения о трудовой деятельности

Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения

Дата кадрового мероприятия указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Сведения о приеме, переводе, увольнении

Следующие значения:

ПРИЕМ — при приеме на работу (службу);

ПЕРЕВОД — при переводе на другую работу;

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования страхователя (т.е. работодателя);

УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — при установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

УВОЛЬНЕНИЕ — при увольнении с работы.

Наименование

Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение

Заполняется в соответствии со штатным расписанием.

Если по закону для тех или иных должностей (профессий и проч.) установлены льготы или ограничения, то заполняется в соответствии с квалификационными справочниками, профстандартами или реестрами должностей.

Структурное подразделение указывается, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном подразделении.

Для государственных или муниципальных служащих отмечается код по реестру должностей.

При установлении (присвоении) второй и последующей профессии указывается разряд, класс, категория и т.д.

При увольнении сотрудника, осужденного по приговору суда к лишению права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) и не отбывшего наказание, делается запись о том, на каком основании, на какой срок и какую именно должность нельзя занимать.

Код выполняемой функции (при наличии)

Данное поле заполняется с января 2021 года.

Код проставляется на основании профстандартов. Если профстандарты не применяются, можно не заполнять.

Код, состоящий из 7-ми цифро-буквенных знаков в формате ХХ.ХХХ-Х-Х, где:

  • первые 5 цифр, разделенных точкой — это код вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию (раздел III профстандарта);
  • последние 2 цифро-буквенных знака (раздел II профстандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации.

Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона

Причина прекращения трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным законом.

Какие-либо сокращения не допускаются.

Основание

Наименование документа

Данные документа (приказа, распоряжения, решения и т.д.), подтверждающего оформление, изменение или прекращение трудовых отношений: приема, перевода, увольнения и т.д.

Дата

День, месяц, год в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Номер документа

Указывается без знака «№».

Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении

Заполняется только в случае отмены ранее представленных сведений.

Ставится знак «Х».

Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

Как отразить отмену и корректировку сведений о трудовой деятельности

Если сведения о трудовой деятельности сотрудника были отменены, необходимо заполнить соответствующий раздел формы СТД-Р. В нем следует указать всю отмененную информацию, а в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить знак «Х».

В случае, когда сведения были скорректированы, следует заполнить форму СТД-Р с двумя строками:

  • первая строка — с информацией до корректировки и со знаком «Х» в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении»;
  • вторая строка — с информацией после корректировки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *