УСН: срок хранения первичных документов

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

5 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Обоснование вывода:
Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), а также частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).
Положения о порядке хранения документов бухгалтерского учета экономическими субъектами содержатся в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). При этом к экономическим субъектам согласно части 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ отнесены в том числе организации и ИП.
В соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.
В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ в общем случае налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов. Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень, Приказ N 558), разработанным в соответствии с Законом N 125-ФЗ.
Каких-либо специальных правил хранения документов после ликвидации юридического лица (прекращения деятельности ИП) НК РФ и Законом N 402-ФЗ не установлено.

Юридическое лицо

Правоспособность юридического лица возникает с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о его создании и прекращается в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 3 ст. 49 ГК РФ).
Отметим, что ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам (п. 1 ст. 61 ГК РФ).
Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ, п. 6 ст. 22 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон N 129-ФЗ).
После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации (поскольку организация утрачивает статус налогоплательщика) (ст.ст. 19, 44, 88, 89 НК РФ, письмо Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309, вопрос 8).
С учетом изложенного полагаем, что после внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации юридического лица никаких требований или претензий к этому лицу (в том числе требования о представлении документов) со стороны налоговых органов быть не может, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Косвенное подтверждение сказанному содержится в письме Минфина России от 21.02.2018 N 03-02-07/1/11093 (смотрите дополнительно постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15105/16 по делу N А57-30722/2015).
В письме Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267 приведен вопрос налогоплательщика: «Какие именно и сколько по времени нужно хранить документы после ликвидации юридического лица?». Чиновники на данный вопрос прямо не ответили, однако привели норму пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и указали на Перечень Приказа N 558. Не ответили на аналогичный вопрос и представители налогового органа в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 («Какие именно документы и в течение какого времени после ликвидации юридического лица обязана хранить ликвидационная комиссия?»).
Принимая во внимание нормативные акты, приведенные в вышеупомянутом письме Минфина России, можно сделать вывод, что и после ликвидации организации ее документы должны храниться в течение сроков, установленных НК РФ и Перечнем Приказа N 558. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абзац 3 п. 1.4 Перечня).
Так, согласно Перечню:
— договоры, соглашения хранятся 5 лет (ст. 436);
— первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362);
— налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (ст. 392);
— реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (ст.ст. 397, 413).
Как следует из части 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Это документы:
— сроки временного хранения которых не истекли;
— по личному составу;
— включенные в состав Архивного фонда РФ.
Передача документов ликвидируемой организации в архив входит в обязанность ликвидационной комиссии. При этом документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются (п.п. 9.7.4 и 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 2.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (смотрите также Энциклопедию решений: Передача документов при ликвидации юридического лица.

Индивидуальный предприниматель

Датой прекращения деятельности физического лица в качестве предпринимателя является дата внесения соответствующей записи в ЕГРИП (п. 9 ст. 22.3 Закона N 129-ФЗ, письмо Минфина России от 23.01.2013 N 03-01-11/1-17).
В отличие от юридических лиц у физического лица статус налогоплательщика сохраняется и после прекращения им предпринимательской деятельности. Утрата статуса ИП не предусмотрена п. 3 ст. 44 НК РФ в качестве основания прекращения обязанности налогоплательщика по уплате налога.
Пункт 11 ст. 89 НК РФ, регулирующий порядок проведения выездных проверок при ликвидации и реорганизации юридических лиц, не распространяет свое действие на прекращающих деятельность предпринимателей.
Специалисты Минфина России и налоговых органов отмечают, что нормы НК РФ не содержат запрета на проведение выездных проверок физических лиц, утративших статус ИП. Однако в силу п. 4 ст. 89 НК РФ в общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (смотрите письма Минфина России от 19.07.2012 N 03-02-08/62, от 23.01.2012 N 03-02-08/6, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 (вопросы 9 и 15)). Аналогичную позицию занимают суды (смотрите постановления АС Восточно-Сибирского округа от 23.04.2015 N Ф02-1452/15, ФАС Северо-Западного округа от 25.11.2009 N А52-1130/2009).
Таким образом, налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве. Такая проверка проводится, как правило, на территории налогового органа (письмо Минфина РФ от 24.12.2012 N 03-02-08/109).
В рамках выездной проверки независимо от наличия согласия проверяемого физического лица представители налоговых органов могут в частности:
— запрашивать у него необходимые для проверки документы;
— производить выемку документов и предметов, находящихся в нежилых помещениях проверяемого физического лица, если проверяемое лицо не представило запрашиваемые налоговым органом документы в установленный срок;
— истребовать у лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого физического лица, эти документы или информацию (ст. 93.1 НК РФ). Смотрите письмо ФНС России от 23.05.2013 N АС-4-2/9355.
Как мы уже упоминали выше, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает ИП в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Аналогичное требование содержится в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утвержден приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430).
По мнению Минфина России, физическое лицо должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса ИП (письма Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, от 11.05.2012 N 03-02-08/45). Иными словами, и после прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности (снятия с учета в налоговом органе) документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение установленного срока.
При этом обязанность по передаче в государственный или муниципальный архив документов ИП, прекративших свою предпринимательскую деятельность, ни Законом N 125-ФЗ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом не установлена. Следовательно, физическое лицо после прекращения предпринимательской деятельности может не передавать документы в государственный или муниципальный архив.
Вместе с тем, учитывая, что физическое лицо, осуществлявшее ранее предпринимательскую деятельность, обязано хранить первичные учетные документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и страховых взносов, после прекращения предпринимательской деятельности физическое лицо обязано обеспечить сохранность указанных документов в течение установленных сроков. Полагаем, что где и как хранить такие документы, физическое лицо должно решить самостоятельно.
На наш взгляд, физическое лицо, прекратившее деятельность в качестве ИП, также может обратиться с письменным запросом в муниципальный архив для уточнения возможности хранения документов на договорной основе или же заключить договор на хранение документов со специализированной организацией.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Остаются только встречные проверки, в ходе которых налоговики могут запросить документы, в том числе первичные, по сделкам с каким-нибудь контрагентом. О том, можно ли привлечь предпринимателя на ЕНВД к ответственности за отказ в представлении документов в рамках этих проверок, мы спросили у специалиста ФНС Григоренко Екатерины Сергеевны.

Мы получили следующий ответ: «Для налоговых целей такой спецрежим, как ЕНВД, не предполагает учета доходов и расходов. Ведь ограничений по сумме выручки здесь нет, да и налог рассчитывается исходя из вмененного дохода, который не зависит от того, сколько денег заработает ИП. А определяется этот доход как произведение базовой доходности по определенному виду деятельности, рассчитанной за квартал, и величины физического показателя по этому виду деятельности с учетом коэффициента-дефлятора и корректирующего коэффициента базовой доходности. Поэтому единственный учет, который должен вести предприниматель на ЕНВД, — это учет физических показателей, необходимых для исчисления суммы «вмененного» налога, а также их изменения в течение квартала.

Ведение такого учета освобождает предпринимателей от ведения бухгалтерского учета, что, в свою очередь, исключает возможность привлечения ИП на ЕНВД к ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, которым, в частности, признается отсутствие первичных документов.

Привлечь налогоплательщика к ответственности за непредставление каких-либо документов по п. 2 ст. 126 НК РФ можно только в случае, если запрашиваемые документы должны иметься у него в силу закона и он их не представил или представил по истечении установленного срока.

Хранить первичные документы для расчета налоговых обязательств ИП на ЕНВД, как видим, не обязаны. В то же время они должны соблюдать порядок ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной формах. Это означает, что хранить и представлять по требованию налоговых органов кассовые документы им нужно наравне со всеми. Да, ИП вправе не вести кассовую книгу и не составлять ПКО и РКО, но от хранения других кассовых документов, к примеру корешков (копий) БСО, они не освобождены.

Таким образом, оштрафовать предпринимателя на ЕНВД в рамках встречной проверки налоговые органы могут только в том случае, если он отказал им в представлении документов, которые объективно должны у него иметься».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *